Bestyrelsen

Ansvars- og funktionsbeskrivelse
for bestyrelse, udvalg og ansatte

Formand

  • Deltager i repræsentantskabsmøder og halvvejsmøder i DRF og Distrikt 7.

Næstformand

  • Står for kurser under DRF, herunder ryttermærkeundervisningen.

Kasserer

  • Personaleansvarlig.
  • Fører klubbens regnskab.
  • Opkræver kontingent, betaling for undervisning og ridehuskort.
  • Sørger for lønregnskab og udbetaling af løn til klubbens ansatte.
  • Sørger for betalinger i forhold til den daglige drift.
  • Fremlægger regnskabsstatus og budgetopfølgning for den øvrige bestyrelse på hvert bestyrelsesmøde.
  • Står for at indberette medlemstal m.v. til DRF og kommunen.

Sekretær

  • Sørger for dagsorden til ordinære bestyrelsesmøder.
  • Tager referat ved bestyrelsesmøder.
  • Udsender referater på mail til bestyrelsens medlemmer.
  • Uploader referat på klubbens hjemmeside (eller tager kontakt til webmaster).
  • Ansvarlig for korrekt registrering af personer i udvalg.
  • Sørger for opdatering af kluboplysninger til DRF og andre steder.

Øvrige medlemmer

  • Udfører opgaver vedtaget på bestyrelsesmøder.
  • ODR har p.t. nedsat et udvalg, breddeudvalget.
  • Foreslå og varetage breddeaktiviteter i klubben (ponygames, TREC).

Daglig leder

  •  Står for driften (herunder undervisningen) af klubbens elevskole.

Inspektør

  •  Tromler og vander banerne.
  • ”Lukker og slukker” om aftenen.

Forretningsorden for
bestyrelsen i Odense Rideklub

Klubbens vedtægter, som er vedtaget på generalforsamlingen, vil i tvivlstilfælde stå over denne forretningsorden.

Af klubbens vedtægter §6 fremgår det: ”Bestyrelsen konstituerer sig selv og vælger sin forretnings-orden”.

Bestyrelsens forretningsorden kan således ændres på ethvert bestyrelsesmøde med almindeligt stemmeflertal blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer. Gyldighed vil være fra det efterfølgende bestyrelsesmøde.

§1 Konstituering

  • Bestyrelsen konstituerer sig på første møde efter generalforsamlingen med formand, næstformand, kasserer og sekretær.

§2 Bestyrelsesmøder

  • Bestyrelsesmøder afholdes minimum 6 gange årligt – normalt hver anden måned.
  • Sekretæren indkalder efter aftale med formanden til bestyrelsesmøde via e-mail med minimum 14 dages varsel.
  • Det tilstræbes, at dato og tidspunkt for næste ordinære bestyrelsesmøde aftales på hvert bestyrelsesmøde.
  • Hvis særlige forhold kræver hurtig behandling, kan formanden indkalde til et bestyrelsesmøde med kortere varsel.
  • Bestyrelsesmøderne holdes primært i ODRs rytterstuen, men under særlige omstændigheder kan et møde afholdes privat hos et af bestyrelsesmedlemmerne.
  • Bestyrelsen er beslutningsdygtig, såfremt et flertal af medlemmerne – herunder formand eller næstformand – er tilstede (jvf. klubbens vedtægter §6).
  • Bestyrelsen kan beslutte at give andre medlemmer adgang til at deltage i bestyrelsens møder – uden stemmeret.
  • Formanden og/eller bestyrelsen kan indkalde særlige gæster til bestyrelsens møder.
  • Bestyrelsen træffer sine beslutninger ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens – og i dennes fravær – næstformandens stemme afgørende.
  • Har et medlem af bestyrelsen forfald, skal formanden gives meddelelse herom. Suppleanter indkaldes kun i de tilfælde, hvor et bestyrelsesmedlems forfald forventes at blive langvarigt. Suppleanter deltager normalt ikke i bestyrelsesmøderne, men indkaldes naturligvis ved forfald.

§3 Dagsorden

  • Dagsorden og evt. materiale til et eller flere af punkterne på dagsordnen udsendes af sekretæren via e-mail sammen med indkaldelsen til bestyrelsesmødet med 14 dages varsel.
  • Ethvert bestyrelsesmedlem kan fremsætte forslag til dagsorden.
  • Medlemmer, som ønsker emner behandlet på ODRs bestyrelsesmøde, skal senest 3 dage før bestyrelsesmødet fremsende emnerne og evt. skriftligt materiale til sekretæren.
  • Regnskabsstatus og periodiseret budgetopfølgning er fast punkt på dagsordnen.

§4 Referater

  • Sekretæren udarbejder et beslutningsreferat fra bestyrelsesmødet og sender det via e-mail til de øvrige bestyrelsesmedlemmer til godkendelse. Når referatet er godkendt, uploader sekretæren det på klubbens hjemmeside (eller tager kontakt til webmasteren).
  • Bestyrelsen kan beslutte, at en del af referatet ikke skal offentliggøres. Evt. indsigelser til et referat drøftes på førstkommende bestyrelsesmøde.
  • Sekretæren kommunikerer på vegne af bestyrelsen efter referatets godkendelse bestyrelsens beslutninger til de personer, der har ønsket emner behandlet.
  • Er et bestyrelsesmedlem ikke enig i flertallets afgørelse i en sag, kan medlemmet kræve at få sit særstandpunkt ført til referat. En flertalsbeslutning truffet i bestyrelsen skal i ord og handling efterfølgende loyalt efterleves af alle medlemmerne.

§5 Regnskab, budgetter m.v.

  • Kassereren foretager løbende ud- og indbetalinger og opkræver betaling for rideskoleundervisning.
  • ODRs årsregnskab, der er offentligt, underskrives af bestyrelsen og revideres af registeret revisor.
  • Formanden og kasseren er berettiget til uden særskilt tilladelse at udlevere kopier af regnskabs-materiale, herunder revisionsprotokoller og enkeltbilag til offentlige myndigheder, Odense Kommune og rideklubbens bankforbindelse.

§6 Ændring af forretningsorden

  • ”Forretningsorden for bestyrelsen i Odense Rideklub” kan ændres på ethvert bestyrelsesmøde med almindeligt stemmeflertal blandt samtlige bestyrelsesmedlemmer. Gyldighed vil være fra det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Vedtaget på bestyrelsesmødet 23. januar 2013